1. QUEL EST L’OBJECTIF DU PRÉSENT DOCUMENT ?
Inchcape est un concessionnaire automobile indépendant et multimarque présent dans plusieurs pays sur les cinq continents. Le présent Accord sur la protection de la vie privée vise à informer les candidats de la manière dont Inchcape et ses filiales ou sociétés affiliées (ci-après dénommées « Inchcape », « nous » ou « la société ») recueillent et gèrent les données personnelles des candidats. Il présente également les attentes de la société à l’égard des personnes responsables de la collecte et de la gestion des informations personnelles des candidats.
Nous nous engageons à veiller à ce que toutes les données personnelles que nous traitons le soient d’une manière équitable, légale et transparente. Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux et respectons toutes les lois pertinentes en matière de protection des données, y compris la loi sur la protection des données de 2018, le règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni et le règlement sur la vie privée et les communications électroniques (directive CE) de 2003 (« PECR »).
En outre, dans de nombreux pays, des dispositions légales spécifiques régissent l’utilisation des informations personnelles, y compris celles des candidats. La Société respectera toutes les lois et réglementations, y compris les lois locales sur la protection des données et la cogestion, et instaurera des procédures, normes et politiques supplémentaires si nécessaire pour répondre à ces exigences. Ainsi, les renseignements personnels des candidats qui sont effectivement recueillis ou auxquels Inchcape a accès peuvent varier d’une juridiction à l’autre afin de respecter les lois locales.
Inchcape est un « gestionnaire de données ». Cela signifie que la société peut décider de la manière dont elle détient et utilise les renseignements personnels vous concernant. La législation sur la protection des données nous oblige à vous communiquer les informations contenues dans le présent avis de confidentialité.
La présente déclaration de confidentialité vous concerne car vous souhaitez travailler pour nous (en tant qu’employé, travailleur ou prestataire). Il est important que vous lisiez et conserviez le présent avis, ainsi que tout autre avis sur la protection de la vie privée que nous pouvons fournir à des moments précis lorsque nous recueillons ou traitons des informations personnelles vous concernant. Il explique pourquoi et comment vos données personnelles seront utilisées, notamment dans le cadre de la procédure de recrutement, la durée habituelle de leur conservation et vos droits en vertu de la législation sur la protection des données.
La société s’efforce de faire en sorte que les informations personnelles des candidats soient fiables pour l’usage auquel elles sont destinées. Les candidats doivent également mettre à jour et vérifier l’exactitude des informations qu’eux-mêmes ou d’autres personnes fournissent à Inchcape en leur nom.
2. PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES
Nous respecterons les lois applicables en matière de protection des données. Nous veillerons à ce que toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient :
• Utilisées de manière légale, équitable et transparente.
• Recueillies uniquement à des fins valables qui auront été clairement expliquées et non utilisées dans un but non conforme à ces fins.
• Pertinentes aux fins mentionnées et limitées à ces seules fins.
• Exactes et mises à jour.
• Conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins mentionnées.
• Conservées en toute sécurité.
3. QUELLES TYPES D’INFORMATIONS RECUEILLONS-NOUS SUR VOUS ?
Conformément aux exigences légales applicables, nous recueillons et gérons le minimum de données personnelles des candidats afin de promouvoir Inchcape en tant qu’employeur potentiel et d’augmenter le nombre de candidats, d’évaluer la demande d’emploi du candidat, de faciliter son intégration en tant qu’employé en cas d’offre d’emploi et/ou d’acceptation de celle-ci, et de le tenir informé de l’existence de rôles supplémentaires correspondant à ses intérêts et objectifs professionnels.
Nous limiterons toujours au strict minimum les types et la quantité d’informations personnelles des candidats que la société peut recueillir auprès de vous ou à votre sujet. Toutefois, la collecte et l’accès à ces informations varient en fonction des exigences juridiques et/ou commerciales propres à chaque pays. Lors de la collecte, vous serez informé si les informations personnelles requises sont obligatoires ou facultatives pour la poursuite de votre processus de recrutement.
Dans le cadre de votre candidature, nous collecterons, sauvegarderons et utiliserons les types d’informations personnelles suivants sur vous :
• Les informations contenues dans votre curriculum vitae et lettre de motivation.
• Les informations que vous avez fournies dans notre formulaire de candidature, notamment votre nom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique personnelle, date de naissance, sexe, parcours professionnel, expérience et qualifications scolaires et professionnelles.
• Toute information que vous nous communiquez au cours du processus de demande ou lors d’un entretien.
• Les résultats des tests d’aptitude et les rapports psychométriques, selon les besoins.
• Nous pouvons également, lorsque la réglementation d’un pays donné l’autorise, collecter, stocker et utiliser les informations personnelles à caractère sensible suivantes : Des informations relatives à votre race ou à votre appartenance ethnique, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle, votre statut de handicapé.
• Nous pouvons également, lorsque la réglementation d’un pays donné l’autorise, collecter, stocker et utiliser des informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
• Toute information fournie via le formulaire d’égalité des chances dans le cadre de la procédure de recrutement ou autre (le cas échéant).
4. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ?
Les informations personnelles concernant les candidats sont recueillies au cours du processus de candidature et de recrutement, soit directement auprès de ces derniers, soit parfois auprès d’une agence pour l’emploi ou d’un organisme de vérification d’antécédents. Il peut arriver que nous recueillions des informations supplémentaires auprès de tiers, notamment d’anciens employeurs, d’agences de référence de crédit ou d’autres agences de vérification des antécédents.
5. EN VERTU DE QUEL BASE JURIDIQUE OU COMMERCIALE TRAITONS-NOUS LES INFORMATIONS PERSONNELLES DES CANDIDATS ?
Dans la majorité des pays, la principale base juridique et/ou commerciale pour la collecte et l’utilisation des informations personnelles des candidats est leur consentement. Dans certains pays, les exigences en matière de traitement des données du contrat de pré-embauche, nos intérêts commerciaux légitimes et/ou le respect d’obligations légales peuvent également constituer la base juridique et/ou commerciale. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur votre droit de retirer votre consentement et sur les conséquences qui en découlent.
6. QUELLE USAGE INCHCAPE FERA-T-IL DE MES DONNÉES ?
Nous utiliserons les informations personnelles collectées sur vous pour :
• Évaluez vos compétences, vos qualifications et votre adéquation à un poste (ou une fonction, selon le cas).
• Effectuer la vérification des antécédents, des examens médicaux et des références, le cas échéant.
• Échanger avec vous au sujet du processus de recrutement.
• Conserver les dossiers relatifs à nos processus de recrutement.
• Se conformer aux exigences légales ou réglementaires.
• Décider de vous présélectionner, de vous accorder un entretien, de vous employer ou de vous nommer.
• Si vous décidez de remplir le formulaire distinct et volontaire relatif à l’égalité des chances pour nous permettre de concrétiser les ambitions de notre entreprise en matière d’égalité et de diversité (il n’est pas nécessaire de le remplir dans le cadre de votre candidature, ces informations sont uniquement collectées pour créer des statistiques et ne sont pas utilisées dans le cadre du processus de prise de décision en matière de recrutement).
• Vous pouvez être ajouté à une réserve de talents par l’équipe de recrutement des RH d’Inchcape, si vos compétences professionnelles et votre qualification correspondent à une opportunité chez Inchcape, en fonction des options de visibilité de votre profil, mentionnées ci-dessous. L’équipe chargée du recrutement des ressources humaines d’Inchcape peut être amenée à utiliser ces informations pour vous contacter au sujet d’opportunités correspondant à votre profil et vous inviter à postuler à certains postes.
• Vous envoyer un questionnaire de satisfaction à propos de votre expérience. (Votre participation au sondage est volontaire, et seul Inchcape peut consulter et utiliser ses résultats. Le sondage ne nécessite pas que vous fournissiez des informations sensibles, confidentielles ou privées de qui que ce soit).
• Servez-vous des résultats de votre expérience pour étudier et améliorer notre système de recrutement.
Après avoir reçu votre curriculum vitae ou lettre de motivation ou votre candidature ainsi que le résultat de la vérifications de vos antécédents ou des tests, nous traiterons ces informations pour voir si vous remplissez les conditions fondamentales pour être présélectionné(e) pour le poste. Si vous figurez sur la liste des candidats sélectionnés, vous serez invité à passer un entretien. Si nous décidons de vous inviter à un entretien, nous exploiterons les informations fournies et toute information supplémentaire que vous nous fournirez lors dudit entretien afin de décider si nous devons vous offrir le poste. Si nous décidons de vous offrir le poste, nous pourrons alors prendre vos références et/ou procéder à un examen de votre casier judiciaire et/ou procéder à toute autre vérification. Une fois ce processus achevé avec succès, nous vous enverrons une réponse écrite confirmant votre embauche ou votre nomination.
Il est dans notre intérêt légitime de collecter et de traiter vos informations personnelles aux fins énoncées ci-dessus afin de décider si nous devons vous présélectionner, vous faire passer un entretien, vous évaluer, vous employer ou vous nommer pour le ou les postes pour lesquels vous avez postulé. INCHCAPE s’appuie également sur la base juridique de l’intérêt légitime pour le traitement des informations issues des enquêtes de satisfaction afin d’améliorer l’expérience de tous les candidats.
Nous avons également besoin de procéder au traitement de vos informations personnelles en vue de décider si nous allons conclure un contrat avec vous (tel qu’un contrat de travail ou un contrat de services).
Si vous ne parvenez pas à fournir des informations personnelles
Si vous ne parvenez pas à fournir les informations demandées, qui sont nécessaires à l’examen de votre candidature (telles que des preuves de qualifications ou des antécédents professionnels), cela peut retarder ou empêcher le traitement de votre candidature.
7. COMMENT INCHCAPE UTILISE-T-ELLE LES INFORMATIONS PERSONNELLES PARTICULIÈREMENT SENSIBLES ?
Les « catégories spéciales » d’informations à caractère personnel particulièrement sensibles nécessitent des niveaux de protection plus élevés. Nous devons justifier davantage la collecte, le stockage et l’utilisation de ce type de données personnelles. Nous avons mis en place une politique et des protections adéquates requises par la loi lors du traitement de ces données.
Si la loi l’autorise dans un pays donné, nous pouvons traiter des catégories spéciales d’informations personnelles dans les circonstances suivantes :
1. Dans des circonstances limitées, avec votre consentement écrit de manière explicite.
2. Lorsque nous avons besoin d’exécuter nos obligations légales ou d’exercer nos droits liés à l’emploi.
3. Lorsque cela est nécessaire dans l’intérêt public, par exemple pour le suivi de l’égalité des chances ou en relation avec notre régime de retraite professionnel.
Plus rarement, nous pouvons traiter ce type d’informations lorsque des actions en justice l’exigent ou lorsqu’elles sont nécessaires pour protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu’un d’autre) et que vous n’êtes pas en mesure de donner votre consentement, ou lorsque vous avez déjà rendu ces informations publiques.
8. INCHCAPE COLLECTE-T-ELLE DES INFORMATIONS SUR LES CONDAMNATIONS PÉNALES ?
Nous ne pouvons utiliser les informations relatives aux condamnations pénales que si la loi nous y autorise. Il en sera généralement ainsi lorsqu’un tel traitement est nécessaire à l’exécution de nos obligations et à condition que nous le fassions conformément aux exigences légales et à la présente politique de confidentialité.
Nous ne recueillons des informations sur les condamnations pénales que lorsqu’elles sont appropriées compte tenu de la nature du poste et lorsque nous sommes légalement en mesure de le faire. Nous collectons, lorsque nécessaire, des informations sur les condamnations pénales dans le cadre de la procédure de recrutement ou vous pouvez nous en informer directement lorsque vous travaillez pour nous.
9. VOS CHOIX :
Lorsque vous créez un profil de recrutement, vous pouvez effectuer certains choix quant à la manière dont Inchcape peut stocker, partager vos données et communiquer avec vous. Vous avez la possibilité de rendre votre profil visible à l’équipe de recrutement RH d’Inchcape de la manière suivante :
Vous pouvez également choisir la manière dont Inchcape interagit librement avec vous. Lorsque vous créez un profil, vous pouvez choisir entre deux options de notification. Vous pouvez changer ces choix à tout moment en allant dans la section « Options de recherche et confidentialité » de votre profil.
Vous pouvez changer ces choix à tout moment en allant dans la section « Options de recherche et confidentialité » de votre profil.
10. INCHCAPE PREND-ELLE DES DÉCISIONS AUTOMATISÉES ?
Les décisions qui auront un impact significatif sur vous ne seront pas basées uniquement sur une prise de décision automatisée.
11. INCHCAPE PARTAGE-T-IL DES DONNÉES ?
Pour quelles raisons INCHCAPE pourrait-elle partager mes informations personnelles avec des tiers ?
Vos informations personnelles sont partagées au sein du Groupe INCHCAPE (ce qui pourrait inclure la société du groupe concerné au sein duquel le poste est basé), en fonction des choix que vous avez faits sur votre profil (voir ci-dessus) et avec les tiers concernés aux fins du traitement de votre candidature, par exemple, un fournisseur de vérification des antécédents médicaux, un thermomètre client (pour l’enquête de satisfaction). Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe INCHCAPE sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées afin d’assurer la protection de vos informations personnelles conformément à nos politiques. Nos prestataires de services tiers ne sont pas autorisés à utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins. Nous les autorisons uniquement à traiter vos informations personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.
12. COMMENT INCHCAPE ASSURE-T-ELLE LA SÉCURITÉ DES DONNÉES ?
Nous avons mis en place des mesures de sécurité efficaces en vue de protéger vos informations personnelles. En outre, l’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui en ont besoin pour leur travail. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions, et ils sont tenus à une clause de confidentialité.
Nous avons mis en place des procédures pour gérer toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation concerné, d’une violation présumée lorsque nous avons l’obligation légale de le faire.
13. COMMENT INCHCAPE ASSURE-T-ELLE LA CONSERVATION DES DONNÉES ?
Pendant combien de temps INCHCAPE utilisera-t-elle mes informations ?
La conservation des informations personnelles que vous avez fournies dépendra de votre progression dans le processus de recrutement et de votre emploi ou nomination (si vous êtes retenu). Si vous êtes retenu, vos informations personnelles seront conservées pendant toute la durée de votre collaboration avec INCHCAPE.
Si, toutefois, votre candidature n’est pas retenue, vos informations personnelles et votre profil de candidature seront conservés pour une période de temps définie par les lois locales applicables et, en tout état de cause, pour une période n’excédant pas la durée nécessaire (cela pourrait être une période allant de quelques mois à un an, ou jusqu’à ce que vous choisissiez de supprimer vos informations personnelles ou que vous demandiez que vos informations personnelles soient supprimées, sous réserve des lois applicables) – Ces informations sont conservées pendant cette période afin que nous puissions démontrer, en cas d’action en justice, que nous n’avons pas discriminé les candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené le recrutement de manière équitable et transparente.
14. DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, D’EFFACEMENT ET DE RESTRICTION
Vos droits en matière d’informations personnelles
Dans certaines circonstances, la loi vous autorise à :
Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander la suppression de vos informations personnelles, vous opposer à leur traitement ou nous demander de transférer une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez vous adresser à votre contact chez INCHCAPE ou contacter notre délégué à la protection des données en utilisant les coordonnées ci-dessous.
15. DROIT DE RETRAIT DU CONSENTEMENT
Si, en postulant à ce poste, vous avez consenti à ce que nous traitions vos informations personnelles dans un but particulier au cours de la procédure de recrutement, vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement dans ce but. Pour retirer votre consentement, veuillez vous adresser à votre contact chez INCHCAPE ou contacter notre délégué à la protection des données en utilisant les coordonnées ci-dessous. Une fois que nous recevrons la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus votre candidature et, sous réserve de notre politique de conservation, nous supprimerons vos informations personnelles de manière sécurisée.
16. INFORMATIONS SUR LES CONTACTS
Pour toute question concernant les informations personnelles de votre candidat, si vous entendez exercer l’un de vos droits en vertu des lois applicables en matière de protection des données ou si vous avez des inquiétudes quant à une éventuelle violation des données, vous pouvez nous contacter par :
Email : contact@inchcape.com
Poste : Group Legal Counsel, Inchcape plc, 22a St James’s Square, London, SW1Y 5LP
17. MODIFICATIONS ULTÉRIEURES
Inchcape se réserve le droit de modifier le présent avis sur la protection de la vie privée au besoin, par exemple pour se conformer aux modifications apportées aux lois, aux règlements, aux pratiques et aux procédures de la société, ou pour répondre à de nouvelles menaces ou à de nouvelles exigences imposées par les autorités chargées de la protection des données. Dans le cas où de telles modifications affecteraient de manière significative le traitement de vos données personnelles en tant que candidat, nous vous en informerons.
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