Privacyverklaring voor kandidaten

I. WAT IS HET DOEL VAN DIT DOCUMENT?

Inchcape plc is een onafhankelijke, multi-merk autodistributeur met activiteiten in landen verdeeld over vijf continenten. Deze privacyverklaring informeert u over hoe Inchcape en haar dochterondernemingen en/of gelieerde ondernemingen (“Inchcape”, “Wij” of “het Bedrijf”) persoonsgegevens over de kandidaat zullen verzamelen en beheren. Hij beschrijft ook de verwachtingen van het Bedrijf voor degenen die persoonsgegevens van kandidaten verzamelen en beheren.

We leggen ons erop toe ervoor te zorgen dat we alle persoonlijke gegevens op een eerlijke, rechtmatige en transparante wijze verwerken. We nemen de veiligheid van uw gegevens zeer serieus en we houden ons aan alle relevante wetgeving met betrekking tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2018, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van het VK en de Regelgevingen Privacy en Elektronische communicatie (EG-richtlijn) 2003 (“PECR”).

Daarnaast hebben vele landen specifieke wettelijke voorschriften voor het gebruik van persoonsgegevens, waaronder persoonsgegevens van de kandidaat. Het Bedrijf zal zich houden aan alle wetten en voorschriften, waaronder lokale gegevensbescherming en medezeggenschapswetten, en zal waar nodig aanvullende procedures, standaarden en beleid invoeren om aan deze voorschriften te voldoen. Derhalve kunnen de feitelijke persoonsgegevens die door Inchcape van de kandidaat wordt verzameld of geraadpleegd van rechtsgebied tot rechtsgebied verschillen om aan lokale wetgeving te voldoen.

Inchcape is een ”gegevensbeheerder”. Dit houdt in dat wij er verantwoordelijk voor zijn te beslissen hoe we persoonsgegevens over u bewaren en gebruiken. We zijn onder de wetgeving inzake gegevensbescherming verplicht om u op de hoogte te stellen van de informatie die in deze privacyverklaring is opgenomen.

Deze privacyverklaring is relevant voor u omdat u solliciteert om bij ons te werken (hetzij als medewerker, arbeider of aannemer). Het is van belang dat u deze privacyverklaring leest en bewaart, samen met andere privacyverklaringen die we u mogelijk verstrekken op speciale gelegenheden wanneer we persoonsgegevens over u verzamelen en verwerken. Deze maakt u ervan bewust hoe en waarom uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt, namelijk ten behoeve van de aanwerving, hoelang deze normaal gesproken zullen worden bewaard, en wat uw rechten zijn onder de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Het Bedrijf doet redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens van de kandidaat betrouwbaar zijn voor het bedoelde gebruik. Kandidaten zijn even verantwoordelijk voor het bijwerken en controleren van de nauwkeurigheid van de informatie die zij of anderen namens hen aan Inchcape hebben verstrekt.

II. PRINCIPES VOOR GEGEVENSBESCHERMING

We zullen voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We zullen ervoor zorgen dat alle persoonsgegevens die we over u bewaren:

• Wettig, eerlijk en op transparante wijze worden gebruikt.
• Alleen worden verzameld voor geldige doeleinden die we duidelijk aan u hebben uitgelegd en dit niet gebruiken op enige andere wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.
• Relevant zijn voor de doeleinden waarover we u hebben verteld en enkel beperkt worden tot die doeleinden.
• Nauwkeurig en up-to-date worden gehouden.
• Slechts zo lang worden bewaard als noodzakelijk is voor de doeleinden waarover we u hebben verteld.
• Veilig worden bewaard.

III. WAT VOOR INFORMATIE BEWAREN WE OVER U?

We verzamelen en beheren de minimale hoeveelheid persoonsgegevens over de kandidaat in overeenstemming met geldende wettelijke voorschriften om Inchcape als potentiële werkgever te promoten en het aantal kandidaten te verhogen; om de sollicitatie van de kandidaat te beoordelen; om de onboarding van de kandidaat als medewerker te vereenvoudigen als er een werkaanbod wordt gedaan of geaccepteerd; en om de kandidaat op de hoogte te houden over aanvullende functies die relevant zijn voor hun interesses en doelen op het gebied van werk.

We zullen de soorten en hoeveelheid persoonsgegevens van de kandidaat die het Bedrijf van en over u verzamelt altijd beperken. Echter, het verzamelen van informatie en toegang tot dergelijke informatie zal variëren afhankelijke van landspecifieke wettelijke en/of zakelijke vereisten. We zullen u op het moment van inzameling laten weten of de persoonsgegevens van de kandidaat die we van u verzoeken, vereist of vrijwillig zijn om verder te gaan met uw wervingsproces.

Met betrekking tot uw sollicitatie zullen wij de volgende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

• De informatie die u ons heeft verstrekt in uw curriculum vitae en motivatiebrief.
• De informatie die u heeft verstrekt op uw sollicitatieformulier, waaronder naam, titel, adres, telefoonnummer, persoonlijke e-mailadres, geboortedatum, geslacht, arbeidsverleden, onderwijs- en beroepservaring en -kwalificaties.
• Alle informatie die u ons heeft verstrekt gedurende de sollicitatieprocedure of tijdens een gesprek
• Bekwaamheidstestresultaten en psychometrische rapporten, indien vereist.
• Indien wettelijk toegestaan in een specifiek land, kunnen we ook de volgende soorten meer gevoelige persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken: Informatie over uw ras of etniciteit, religie en geloof, seksuele geaardheid, en invaliditeitsstatus.
• Indien wettelijk toegestaan in een bepaald land, kunnen we ook informatie verzamelen, opslaan en gebruiken over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
• Alle informatie die u ons verstrekt via het formulier Gelijke kansen als onderdeel van de sollicitatieprocedure of anderszins (indien van toepassing).

IV. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD?

We verzamelen persoonsgegevens over kandidaten via het sollicitatie- en wervingsproces, hetzij direct van kandidaten of soms van een uitzendbureau of verstrekker van antecedentenonderzoek. We kunnen soms aanvullende informatie verzamelen van derden, waaronder voormalige werkgevers, kredietinformatiebureaus of andere bureaus voor antecedentenonderzoek.

V. ONDER WELKE WETTELIJKE EN/OF ZAKELIJKE BASIS VERWERKEN WE PERSOONSGEGEVENS VAN KANDIDATEN?

In de meeste landen is de belangrijkste wettelijke en/of zakelijke basis voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van kandidaten uw toestemming. In bepaalde landen kan de wettelijke en/of zakelijke basis ook verplichtingen betreffen in verband met de verwerking van gegevens vóór indiensttreding, onze legitieme zakelijke belangen, en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor verdere informatie over uw recht op het intrekken van uw toestemming en de gevolgen daarvan, zie gegevens hieronder.

VI. HOE ZAL INCHCAPE INFORMATIE OVER U GEBRUIKEN?

We zullen de persoonsgegevens die we over u verzamelen gebruiken voor:

• Het beoordelen van uw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor de functie (of functies, afhankelijk van de situatie).
• Het uitvoeren van antecedentenonderzoek, medische en referentiecontroles indien van toepassing.
• De communicatie met u over het wervingsproces.
• Het bijhouden van gegevens met betrekking tot onze wervingsprocessen.
• Het voldoen aan wettelijke of regulerende vereisten.
• Besluiten om u op de shortlist te zetten, voor een gesprek te selecteren, in dienst te nemen of aan te stellen.
• Indien u besluit het afzonderlijke, vrijwillige formulier Gelijke kansen in te vullen voor ons om aan onze bedrijfsambities met betrekking tot gelijkwaardigheid en diversiteit te voldoen (het is niet vereist dat u dit invult als onderdeel van uw sollicitatie, deze informatie wordt alleen ingezameld om statistieken op te stellen en wordt niet gebruikt als onderdeel van het besluitvormingsproces).
• Afhankelijk van uw profielzichtbaarheidsopties, zoals hieronder toegelicht, kunt u door het HR wervingsteam bij Inchcape worden toegevoegd aan een talentenpool als uw beroeps- en kwalificatievaardigheden voldoen aan een vacature bij Inchcape. Inchcape’s HR wervingsteam kan dit gebruiken om contact met u op te nemen over vacatures waarop uw beroeps- en kwalificatievaardigheden aansluiten en u uitnodigen om op functies te solliciteren.
• Het u toesturen van een feedback-enquête over uw ervaring. (uw respons op de enquête is vrijwillig, en alleen INCHCAPE kan de resultaten ervan zien en gebruiken. Voor de enquête hoeft u geen gevoelige vertrouwelijke of privé-informatie van iemand in te voeren.)
• Het gebruik van uw feedback over uw ervaring om onze wervingssystemen te onderzoeken en verbeteren.

Nadat we uw curriculum vitae/begeleidende brief/sollicitatie en de resultaten van antecedentenonderzoek/of testen hebben ontvangen, zullen we deze informatie verwerken om te beslissen of u aan de basiseisen voldoet om in aanmerking te komen voor de functie. Als u op de kandidatenlijst staat, zullen we beslissen of we u uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Als we beslissen u uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek, zullen we de verstrekte informatie en eventuele aanvullende informatie uit het gesprek gebruiken om te beslissen of we u de functie zullen aanbieden. Als we beslissen u de functie aan te bieden, kunnen wij referenties natrekken en/of een strafbladonderzoek en/of andere controles verrichten. In navolging op de succesvolle afronding van dit proces, zullen we uw dienstverband of aanstelling schriftelijk bevestigen.

Het is in ons rechtmatig belang om uw persoonsgegevens te verzamelen en verwerken voor de doeleinden die hierboven uiteen zijn gezet om te beslissen of we u op de shortlist zetten, u te interviewen, te beoordelen of in dienst te nemen of aan te stellen voor de functie (of functies) waarop u heeft gesolliciteerd. Inchcape beroept zich ook op de rechtsgrondslag rechtmatig belang bij de verwerking van informatie uit feedback-enquêtes voor het verder verbeteren van de ervaring voor alle kandidaten.

We dienen uw persoonsgegevens ook te verwerken om te beslissen of we een contract met u aangaan (zoals een arbeidsovereenkomst of een dienstverleningscontract).

Indien u nalaat persoonsgegevens te verstrekken
Indien u nalaat informatie te verstrekken die wij nodig hebben om uw sollicitatie in behandeling te nemen (zoals bewijs van kwalificaties of arbeidsverleden), dan kan dit de verwerking van uw sollicitatie vertragen of belemmeren.

VII. HOE GEBRUIKT INCHCAPE ZEER GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS?

“Speciale categorieën” van zeer gevoelige persoonsgegevens vereisen hogere niveaus van beveiliging. We hebben verdere rechtvaardiging nodig voor het verzamelen, opslaan en gebruiken van dit soort persoonsgegevens. We hebben hier een passend beleidsdocument voor en beveiligingen die we wettelijk vereist zijn te onderhouden bij het verwerken van dergelijke gegevens.

Indien wettelijk toegestaan in een bepaald land, kunnen we in de volgende omstandigheden speciale categorieën aan persoonsgegevens verwerken:

1. In beperkte omstandigheden, met uw expliciete schriftelijke toestemming.
2. Wanneer we onze wettelijke verplichtingen dienen na te komen of rechten dienen uit te oefenen in verband met tewerkstelling.
3. Waar nodig in het publieke belang, zoals bij toezicht op gelijke kansen of in relatie tot onze bedrijfspensioenregeling.

Minder gebruikelijk is dat we dit soort informatie verwerken waar het nodig is in relatie tot juridische claims of waar deze nodig is om uw interesses (of de interesses van iemand anders) te beschermen en u niet in staat bent om uw goedkeuring te geven of waarbij u de informatie al openbaar heeft gemaakt.

VIII. VERZAMELT INCHCAPE INFORMATIE OVER STRAFRECHTELIJKE VEROORDELINGEN?

We kunnen informatie met betrekking tot criminele veroordelingen alleen gebruiken waar de wet ons dit toestaat. Dit zal normaal gesproken daar zijn waar dergelijke verwerking noodzakelijk is om onze verplichtingen na te komen en op voorwaarde dat wij dit doen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en deze privacyverklaring.

We verzamelen informatie over strafrechtelijke veroordelingen alleen als dat gepast is gezien de aard van de functie en we hiertoe wettelijk in staat zijn. Waar gepast zullen wij informatie over strafrechtelijke veroordelingen verzamelen als onderdeel van het wervingsproces of kunnen wij rechtstreeks door u in kennis worden gesteld van dergelijke informatie wanneer u voor ons werkt.

IX. UW KEUZES:

Wanneer u een wervingsprofiel aanmaakt, zult u een aantal keuzemogelijkheden hebben voor hoe Inchcape uw gegevens kan opslaan, delen, en met u kan communiceren. U kunt uw profiel op de volgende wijzen zichtbaar maken voor Inchcape’s HR-wervingsteam:

• Voor elke bedrijfsrecruiter wereldwijd: Als u deze optie selecteert, zal elke recruiter uw profiel kunnen zoeken en mogelijk contact met u opnemen als u over de vaardigheden beschikt voor een bepaalde functie. Het wervingsteam bij Inchcape werkt over verschillende regio’s heen om talent te vinden, het wervingssysteem staat alleen toe dat kandidaten vindbaar en benaderbaar zijn voor toekomstige vacatures als deze optie is geselecteerd. Door het selecteren van deze optie, kunt u door elke HR recruiter worden benaderd voor functies. Dit is de meest onbeperkte zichtbaarheidsoptie.
  
  U heeft ook de keuze over hoe vrijblijvend Inchcape met u kan communiceren. U heeft bij het aanmaken van een profiel twee kennisgevingskeuzes. U kunt deze keuzes op elk moment veranderen door de selectie in uw profiel aan te passen door te gaan naar de sectie ”Zoekopties en privacy” van uw profiel.
• Ontvang nieuwe vacaturemeldingen: Dit is een manier voor u om bij Inchcape aan te geven dat u graag regelmatige automatische e-mailmeldingen ontvangt van Inchcape’s wervingssysteem. U behoudt nog steeds de controle. Alhoewel u deze optie heeft aangegeven, maakt u zelf de vacaturemelding aan in het systeem, met de regelmaat die u zelf instelt (bijv. elke 7 dagen), en met de zoekcriteria waarin u interesse heeft. U kunt deze vacaturemeldingen op elk gewenst moment verwijderen door naar uw wervingsprofiel te gaan en de vacaturemelding(en) te verwijderen.
• Meer horen over carrièremogelijkheden: Selecteer deze optie als u wilt dat Inchcape’s HR wervingsteam pro-actief contact met u opneemt met betrekking tot de functies waarvoor Inchcape u heeft geïdentificeerd als mogelijke kandidaat op basis van uw beroeps- en kwalificatievaardigheden. Dit zal ad hoc zijn afhankelijk van wanneer mogelijkheden zich voordoen. Als u deze optie selecteert, zorg er dan voor dat u het juiste zichtbaarheidsniveau heeft geselecteerd (zoals hierboven) omdat de HR recruiter anders niet in staat zal zijn om u te vinden of contact met u op te nemen over toekomstige mogelijkheden bij Inchcape.

U kunt deze keuzes op elk moment veranderen door de selectie in uw profiel aan te passen door te gaan naar de sectie ”Zoekopties en privacy” van uw profiel.

X. VOERT INCHCAPE GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING UIT?

U zult niet worden onderworpen aan beslissingen die, uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming, een significante impact op u zullen hebben.

XI. DOET INCHCAPE AAN GEGEVENSUITWISSELING?

Waarom kan INCHCAPE mijn persoonsgegevens delen met derden?
We delen uw persoonsgegevens binnen de INCHCAPE-Groep (die mogelijk de betreffende groepsonderneming kan omvatten waarbinnen de functie is ondergebracht), afhankelijk van de keuzes die u op uw profiel heeft gemaakt (zie hierboven) en met de volgende derden ten behoeve van verwerking van uw sollicitatie, bijvoorbeeld een aanbieder van medische achtergrondcontroles, klantthermometer (voor feedback-enquête). Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten binnen de Inchcape-Groep zijn vereist om passende veiligheidsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in lijn met ons beleid. We staan externe dienstverleners niet toe om uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. We staan ze alleen toe uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden te gebruiken en in overeenstemming met onze instructies.

XII. HOE BEHEERT INCHCAPE GEGEVENSBEVEILIGING?

We hebben passende veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Daarnaast beperken we de toegang tot uw persoonsgegevens voor die medewerkers, agenten, aannemers en andere externe partijen met een zakelijke noodzaak. Zij zullen alleen persoonsgegevens verwerken op onze instructies, en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben procedures ingesteld om elke vermoede inbreuk inzake gegevensbeveiliging aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke regelgever van een vermoedelijke inbreuk op de hoogte stellen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

XIII. HOE BEHEERT INCHCAPE DE BEWARING VAN GEGEVENS?

Hoelang zal Inchcape mijn informatie gebruiken?
Bewaring van de verstrekte persoonsgegevens is afhankelijk van uw voortgang in het wervingsproces en tewerkstelling of aanstelling (indien succesvol). Indien u succesvol bent, zullen uw persoonsgegevens worden bewaard tot uw relatie met Inchcape teneinde komt.

Indien u echter niet succesvol bent, zullen uw persoonsgegevens en sollicitatieprofiel worden bewaard voor een tijdsperiode die afhankelijk van lokaal geldende wetgeving, en in geen geval langer dan noodzakelijk (dit kan een periode zijn van een paar maanden tot een jaar, of tot het moment waarop u ervoor kiest uw persoonsgegevens te verwijderen of u verzoekt uw persoonsgegevens te verwijderen, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving) – we behouden uw persoonsgegevens voor die periode, zodat we in geval van een juridische claim kunnen aantonen dat we geen kandidaten hebben gediscrimineerd op verboden gronden en dat we het wervingsproces op eerlijke en transparante wijze hebben uitgevoerd.

XIV. RECHT OP TOEGANG, CORRECTIE, WISSEN EN BEPERKING

Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Onder bepaalde omstandigheden heeft u, bij wet, het recht om:

• Te verzoeken om toegang tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een “verzoek om toegang van de betrokkene”). Dit stelt u in staat een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die we over u hebben en te controleren of we deze rechtmatig verwerken.
• Te verzoeken om correctie van de persoonsgegevens die we over u hebben. Dit stelt u in staat om eventuele incomplete of onjuiste informatie die we over u hebben te laten corrigeren.
• Te verzoeken om het wissen van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat ons te vragen om persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen goede reden is om deze te blijven verwerken. U heeft ook het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer u gebruik heeft gemaakt van uw recht op bezwaar tegen de verwerking ervan (zie hieronder).
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij ons beroepen op een legitiem belang (of dat van een externe partij) en er iets in uw situatie is waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking om deze reden. U heeft ook het recht bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor directe marketingdoeleinden.
• Het verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking ervan vaststellen.
• Het verzoeken om de overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere partij.
  Indien u uw persoonsgegevens wilt inzien, verifiëren, corrigeren of wilt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt verzoeken dat wij een kopie van uw persoonsgegevens aan een andere partij overdragen, neem dan contact op met uw contactpersoon bij Inchcape, of neem contact met ons op via onderstaande gegevens.

XV. RECHT OP INTREKKEN TOESTEMMING

Als u ons bij het solliciteren op deze functie toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken gedurende de aanwervingsprocedure, dan heeft u het recht om uw toestemming voor de verwerking ervan voor dat doel te allen tijde in te trekken. Neem voor het intrekken van uw toestemming contact op met uw contactpersoon bij Inchcape via onderstaande gegevens. Zodra wij bericht van u hebben ontvangen dat u uw toestemming hebt ingetrokken, zullen wij uw sollicitatie niet langer in behandeling nemen en zullen wij ons, met inachtneming van ons bewaarbeleid, op veilige wijze ontdoen van uw persoonlijke gegevens.

XVI. CONTACTGEGEVENS

Als u vragen heeft over uw persoonsgegevens als kandidaat, uw rechten wilt uitoefenen op grond van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, of zorgen heeft over een potentiële gegevenslek, dan kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: contact@inchcape.com
Post: Group Legal Counsel, Inchcape plc, 22a St James’s Square, London, SW1Y 5LP

XVII. TOEKOMSTIGE WIJZIGINGEN

Inchcape behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring waar nodig aan te passen, om te voldoen aan wijzigingen in wetgeving, regelgeving, bedrijfspraktijken en -procedures, of als antwoord op nieuwe bedreigingen of nieuwe voorschriften die door de gegevensbeschermingsautoriteiten worden opgelegd. Daar waar dergelijke wijzigingen onze verwerking van uw persoonsgegevens als kandidaat wezenlijk beïnvloeden, zullen we u dienovereenkomstig op de hoogte stellen.