Privacy verklaring bestemd voor personen die postuleren bij Toyota Belgium
I. INLEIDING
De verwerking van persoonsgegevens (hierna de « gegevens »), voorwerp van onderhavige privacy verklaring, is onderworpen aan het Belgische recht, met name de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna genoemd “de privacywetgeving”).
Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van alle personen die postuleren bij Toyota met of zonder succes.
II.VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS:
TOYOTA BELGIUM NV, met maatchappelijke zetel te 1932 Zaventem, Leuvensesteenweg 369
Ondernemingsnummer : 043 425 770 – RPR Brussel
Hierna genoemd « Toyota »
III. WIE KAN U CONTACTEREN VOOR VRAGEN OF VERZOEKEN ?
Indien u een vraag of een verzoek met betrekking tot uw rechten hebt, kan u contact opnemen met de personeelsafdeling :
Email : recruitmentbelux@inchcape.be
IV. WELKE ZIJN DE CATEGORIEEN VAN VERWERKTE GEGEVENS ?
Wij kunnen hiernavolgende categorieën van gegevens verwerken. We houden hierbij evenwel steeds rekening met het principe van de dataminimisatie zodat we enkel die gegevens verwerken die nodig zijn voor de nagestreefde doelstelling.
- Naam, voornaam, geslacht, taal, geboortedatum, nationaliteit
- Adres, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mail
- V. eventueel met bijgevoegde foto, studies, beroepservaringen, talenkennis, rijbewijs
- Opleidingen
- Functie voor dewelke werd gepostuleerd
- Motivatiebrief
- Eventuele referenties
- desgevallend, of u al dan niet houder bent van een arbeidskaart en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER).
- Eventuele andere persoonlijke gegevens die u ons meedeelt bij uw sollicitatie, in verband met de uitoefening van de job;
V. WAARVOOR GEBRUIKEN WE UW GEGEVENS EN op WELKE RECHTSGROND berust de verwerking ervan ?
In het kader van de uitvoering van een overeenkomst of de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van de kandidaat worden genomen (art. 6B van het privacybeleid)
- In het kader van het beheer van uw kandidatuur voor een huidige of toekomstige baan (onderhandeling en eventuele opstelling van uw arbeidsovereenkomst) om de personen die we willen laten deelnemen aan het rekruteringsproces te identificeren en te contacteren,
Op basis van ons gerechtvaardigd belang, met het oog op het voeren van een goed personeelsbeleid (rechtsgrond: art. 6f van de privacywetgeving) gebruiken wij uw gegevens voor volgende doeleinden :
- Voor het evalueren van uw kandidatuur
- Voor het aanleggen van een wervingsreserve.
Op basis van uw toestemming (rechtsgrond: art. 6a van de privacywetgeving) gebruiken wij uw gegevens voor volgende doeleinden :
- Om referenties te gebruiken die u ons verstrekt
VI. KUNNEN UW GEGEVENS AAN DERDEN WORDEN DOORGEGEVEN?
Uw gegevens kunnen enkel aan derden worden doorgegevens in de hiernavolgende gevallen :
- Aan onze eventuele rechtsopvolgers, voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze privacy verklaring ;
- Aan andere entiteiten binnen de Inchcape Group (waarvan Toyota deel uitmaakt) die mogelijk geïnteresseerd zouden zijn om u te werven zoals Inchcape Belgium Distribution, Inchcape Belgium Retail, Car Security en Autoproduct
- Aan onze geautoriseerde distributeurs die mogelijk geïnteresseerd zouden zijn om u te werven
- Aan externe ondernemingen die bepaalde diensten leveren voor rekening van Toyota, bv. recruteringsbureaus, consultants… deze ondernemingen mogen uw gegevens slechts gebruiken binnen de strikte grenzen van onze instructies en zijn aan strikte confidentialiteits- en beveiligingsverplichtingen onderworpen.
- Aan overheidsdiensten, administraties of officiële instanties (: de FOD Financiën, de RSZ, de Pensioendienst, de Nationale Bank, het Belgisch Staatsblad, …) aan wie wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens door te geven.
VII. OVERDRACHT VAN GEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
Wij kunnen uw Gegevens overdragen naar bestemmingen buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk, indien het gepast is om dit te doen (i) om een van de doelen te bereiken die in deze privacy verklaring worden uiteengezet.
In dit geval zullen wij ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd worden door het nemen van passende waarborgen zoals:
- De wetgeving van het land waarnaar uw gegevens worden overgedragen biedt een adequaat niveau van gegevensbescherming (artikel 45 AVG); of
- De doorgifteis onderworpen aan door de Europese Commissie goedgekeurde gegevensbeschermingsclausules (artikel 46, lid 2, AVG) of valt onder de toepassing van het EU-VS privacy shield.
VIII. HOELANG BEWAART Toyota UW GEGEVENS ?
Tenzij de wetgeving anders bepaalt (bv. in verband met naleving van wetgeving inzake gelijke kansen op het werk), worden de gegevens van sollicitanten maximaal 3 jaar bewaard na uw sollicitatie. Deze termijn kan eventueel verlengd worden mits uw voorafgaandelijke toestemming.
IX. HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS ?
Wij hebben een reeks technische en organisatorische maatregelen in plaats gesteld om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens. Deze maatregelen werden genomen, rekening houdend met onze IT-infrastructuur, de mogelijke risico’s voor uw privé-leven en de ermee gepaard gaande kosten en zijn in overeenstemming met de huidige normen en gangbare praktijken binnen de sector.
De toegang tot uw gegevens is exclusief voorbehouden aan zorgvuldig geselecteerde personeelsleden die op de hoogte moeten zijn van deze gegevens. Deze personeelsleden zijn zich ervan bewust dat ze met vertrouwelijke persoonsgegevens werken.
X. WELKE RECHTEN HEBT U ? HOE KUNT U ZE UITOEFENEN ?
Uw recht van toegang en verbetering:
Conform de privacywetgeving en na voorafgaandelijk schriftelijk verzoek, hebt uw recht op toegang tot uw gegevens. U hebt tevens het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.
Uw recht op bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, in alle gevallen waarin we uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang verwerken.
Uw recht om vergeten te worden:
U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen vermeld in de wet.
Uw recht op beperking van de verwerking:
In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we uw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is.
Uw recht op overdraagbaarheid van de gegevens
Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld. In dergelijk geval zullen uw gegevens overgedragen worden aan de door u opgegeven bestemmeling
Uitoefening van uw rechten
U dient uw rechten via een schriftelijke aanvraag uit te oefenen. U kan uw aanvraag richten naar adres vermeld onder punt 3.
Om uw rechten uit te oefenen, verzoeken wij u om ons een bewijs van uw identiteit voor te leggen (om te voorkomen dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen).
Als u ons uw aanvraag per e-mail stuurt, zullen wij – behoudens u ons daartoe andere instructies zou geven – deze ook per e-mail beantwoorden.
Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerken wij uw aanvraag binnen een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de behandeling ervan. Indien uw aanvraag complex is, kan deze periode eventueel met maximaal twee maanden verlengd worden, maar in dergelijk geval zullen wij u hierover vooraf informeren.
U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan contact@apd-gba.be
Wij kunnen onderhavige privacy verklaring van tijd tot tijd aanpassen, bv. ingeval van wijziging aan de toepasselijke wetgeving.
Politique de traitement des données à l’attention des personnes postulant chez Toyota Belgium
I. INTRODUCTION
Les traitements de données à caractère personnel (ci-après « les données ») visés par la présente privacy policy sont soumis à la loi belge, en particulier le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après dénommée « la règlementation vie privée ».
Cette politique s’applique à toute personne postulant ou ayant postulé chez Toyota sans succès.
II. LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES A LIEU PAR LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT SUIVANT :
Toyota Belgium SA, dont le siège social est situé à 1932 Zaventem Leuvensesteenweg 369
Numéro d’entreprise : 043 425 770 – RPM Bruxelles
Ci-après dénommé Toyota
III. QUI POUVEZ-VOUS CONTACTER SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS OU DES DEMANDES ?
Vous pouvez contacter le département Human Ressources des manières suivantes :
Email : recruitmentbelux@inchcape.be
IV. QUELLES SONT LES CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES ?
Nous pouvons traiter les types de données suivantes, en tenant compte du principe de minimisation des données, en fonction duquel nous ne traitons que ce qui est nécessaire par rapport aux finalités que nous poursuivons :
- Nom, prénom, sexe, langue, date de naissance, nationalité
- Adresse postale, téléphone fixe et/ou mobile, adresse e-mail
- Votre CV éventuellement accompagné de votre photo, études suivies, expérience professionnelle, connaissances linguistiques, permis de conduire
- Fonction pour laquelle vous postulez ou avez postulé
- le cas échéant, si vous êtes titulaire ou non d’un permis de travail et/ou de séjour au sein de l’Espace Economique Européen (EEE);
- Lettre de motivation
- Eventuelles références
- Toute autre information personnelle que vous nous communiquez dans votre demande en rapport avec l’exécution du travail
V. DANS QUEL BUT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ET QUELLE EST LA BASE LÉGALE DE CES TRAITEMENTS ?
Dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat (art 6B de la règlementation vie privée)
- Nous traitons ces données dans le cadre de la gestion de votre candidature à un emploi actuel ou futur (négociation et potentielle rédaction de votre contrat de travail) afin de pouvoir identifier et contacter les personnes que nous souhaitons voir participer au processus de recrutement
Dans notre intérêt légitime (article 6F de la règlementation vie privée), dans le cadre d’une bonne gestion des ressources humaines, nous traitons vos données pour les finalités suivantes :
- Dans un but d’évaluation de votre candidature
- Dans le cadre de la constitution d’une réserve de recrutement
Avec votre consentement (article 6A de la règlementation vie privée), nous traitons vos données pour les finalités suivantes :
- Pour utiliser des références que vous nous communiquez
VI. VOS DONNÉES PEUVENT-ELLES ÊTRE TRANSMISES À DES TIERCES PARTIES ?
Vos données ne peuvent être communiquées à des tiers que dans les cas suivants :
- A nos éventuels ayants droit pour les mêmes fins que celles mentionnées dans la présente politique de protection des données.
- Aux autres entités faisant partie du groupe Inchcape (dont Toyota fait partie) qui pourraient être intéressées de vous recruter telles que Inchcape Belgium Distribution, Inchcape belgium Retail, Car Security et Autoproduct
- A nos distributeurs agréés qui pourraient être intéressées de vous recruter
- A des entreprises tierces, sous-traitantes de Toyota, dans le cadre de services que nous leur demandons d’effectuer pour notre compte. Par exemple à des bureaux de recrutement, à nos consultants éventuels… Dans ce cas, ces entreprises ne peuvent utiliser vos données que dans la limite stricte des instructions que nous leur donnons, et sont soumises à des obligations importantes de confidentialité et de sécurité à l’égard de vos données.
- À certaines autorités, administrations ou instances officielles lorsque nous sommes tenus de le faire par la loi ou si c’est nécessaire pour protéger nos droits.
VII. TRANSFERT DE DONNÉES EN DEHORS DE L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPÉEN
Nous pouvons transférer vos Données vers des destinations en dehors de l’EEE, y compris vers les États-Unis d’Amérique et le Royaume-Uni, si cela est approprié pour atteindre l’un des objectifs définis dans le présent document.
Dans ce cas, nous veillerons à ce qu’elles soient protégées par les mesures de protection suivantes :
- Le transfert est soumis à des clauses de protection des données approuvées par la Commission européenne (article 46.2 GDPR) ou est soumis au Privacy Shield UE-USA
- La législation du pays vers lequel vos informations sont transférées assure un niveau de protection des données adéquat (article 45 du GDPR)
VIII. COMBIEN DE TEMPS TOYOTA CONSERVE-T-ELLE VOS DONNÉES ?
À moins que la loi n’en dispose autrement (par exemple en ce qui concerne le respect de la législation sur l’égalité des chances au travail), les données des candidats sont conservées pour une période de maximum 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez postulé. Cette période peut éventuellement être prolongée moyennant votre accord préalable.
IX. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Nous avons mis en place une série de mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos Données à Caractère Personnel d’un accès ou d’une utilisation illégaux ou non autorisés, ainsi que de la perte ou de l’atteinte accidentelle de leur intégrité. Ces mesures ont été conçues en tenant compte de notre infrastructure informatique, de l’incidence potentielle sur votre vie privée et des coûts impliqués, et conformément aux normes et aux pratiques actuelles du secteur.
Le personnel ayant accès à vos données est limité à ce qui est nécessaire et sélectionné soigneusement. Il est sensibilisé au fait qu’il traite des données personnelles et confidentielles.
X. QUELS SONT VOS DROITS ? COMMENT POUVEZ-VOUS LES EXERCER ?
Votre droit d’accès et de rectification :
Conformément à la règlementation GDPR vous disposez d’un droit d’accès à vos données. Vous avez également le droit de nous demander de corriger les informations inexactes vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.
Votre droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données dans tous les cas où nous traitons vos données personnelles uniquement sur la base de notre intérêt légitime.
Votre droit à l’oubli
Vous avez également le droit de demander à ce que vos données soient totalement supprimées de notre base de données dans les cas énumérés par la loi.
Votre droit à la limitation du traitement
En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données. Dans ce cas, nous n’utiliserons plus vos données tant que la contestation n’aura pas été résolue.
Votre droit à la portabilité de vos données
Vous pouvez demander la portabilité des données que vous nous avez communiquées. Dans ce cas, nous les transférerons au destinataire de votre choix.
Exercice de vos droits
Vous devez nous adresser une demande écrite à l’adresse mentionnée au point 3. Nous nous réservons le droit de vous demander de nous fournir une preuve de votre identité (afin d’éviter que nous ne divulguions vos données à d’autres personnes).
Si vous nous demandez ces informations sous format électronique, sauf contre-ordre de votre part, nous vous répondrons par voie électronique également.
Conformément à la règlementation vie privée, votre demande sera traitée dans les trente jours, à compter du moment où nous sommes en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, mais nous vous en informerons préalablement.
Vous disposez également toujours d’un recours auprès de l’Autorité de protection des Données, à l’adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par email adressé à contact@apd-gba.be
Nous pouvons modifier la présente politique de protection des données, par exemple dans le cadre des modifications apportées à la législation en vigueur.
